Pelos nossos anos de atividade, sabemos muito bem, que os documentos, (ou papéis, como muitos empresários lhe chamam) para a contabilidade, são uma dor de cabeça para quem dirige os negócios. 

Isto acontece, porque os empresários, pela dimensão das suas empresas, não têm qualquer tipo de organização. Eles comportam-se como “bombeiros empresariais”, passam os dias a apagar fogos (tarefas) conforme eles vão aparecendo mas ficam por realizar aquelas tarefas rotineiras como é o caso da documentação contabilística.

Temos empresários a trabalhar connosco já há 20 anos, que continuam a fazer as mesmas perguntas de quando iniciaram as suas atividades. Nunca conseguiram compreender o mundo empresarial que pisam todos os dias. Parece mentira! 😮

Quais são os principais tipos de documentos de uma empresa?

Todos os negócios têm o propósito do lucro, sendo possível atingi-lo, obtendo rendimentos, subtraindo gastos, e sempre com muita papelada á mistura. 

Que tipo de documentos vão para a contabilidade?

✔ RENDIMENTOS

• faturas de vendas,
• prestação de serviços,
• outros documentos relacionados

✔ GASTOS

• faturas de compra mercadoria e/ou matérias primas,
• rendas e alugueres
• comunicação,
• electricidade e outras energias,
• combustíveis,
• ferramentas diversas,
• consumíveis e material de escritório
• marketing,
• contabilidade,
• seguros,
• etc …

✔ PESSOAL

• processamento de salários,
• recibos de quitação

✔ FISCAIS E CONTRIBUTIVOS

• guias de impostos
• guias de taxas e contribuições (segurança social, por exemplo)

✔ FINANCEIROS

• extratos bancários
• relatórios de movimentos financeiros

Todos os movimentos de uma empresa produzem muita informação, toda ela, com suporte documental. Cabe a cada empresário organizar-se de forma a não perder nada e registar tudo, para bem do negócio.

Um simples documento perdido ou mal preenchido, representa perda de dinheiro, e os empresários, normalmente não percebem isso. Por exemplo, um restaurante mais ou menos bem sucedido, gera entre 100 a 300 documentos mensais para a contabilidade. Será que esta gente da restauração perde documentos? Fica a pergunta?

É empresário ou está para abrir um negócio? 

Crie rotinas para a parte administrativa da sua empresa, a papelada nunca acaba e todos os meses se repetem os mesmos tipos de documentos. 

Em jeito de conselho, utilize um software de gestão de tarefas, é uma preciosa ferramenta de ajuda e vai ver que tudo organizado não custa nada. Nunca irá ser o “bombeiro” do seu negócio.