O Arquivo documental é obrigatório!

Os empresários residentes ou estabelecidos em Portugal são obrigados a arquivar e a manter, os registos e documentos contabilisticos de suporte à actividade e às operações fiscalmente relevantes. Sabe por quanto tempo?

Durante a actividade das empresa é produzida uma quantidade de documentação que deverá obrigatoriamente ser guardada. Aqui vamos simplesmente focar-nos na documentação contabilística e fiscalmente relevante.

Como sabe a contabilidade é o espelho da sua empresa, do seu negócio, é o reflexo daquilo que faz ou fez com ela. A contabilidade mostra todos os maus e bons comportamentos de gestão que pratica ou praticou.  Assim, nada melhor que guardar os documentos, pois eles, apesar de não falarem, dizem muita coisa. Sabendo disso, o fisco e outras entidades fiscalizadoras, têm uma excelente ferramenta para memória futura.

Vamos então falar dos prazos para guardar os documentos.

Documentos de transporte – 2 Anos

Segundo o artigo 6º do Regime dos Bens em Circulação, os documentos de transporte devem ser mantidos em arquivo até ao segundo ano seguinte ao da sua emissão. Todos os exemplares devem ser guardados: remetente, destinatário e aqueles destinadas às finanças caso não tenham sido recolhidos pelas mesmas.

Documentos Contabilísticos – 10 Anos

Conforme o disposto no artigo 40º do código comercial, todo o comerciante é obrigado a arquivar e conservar durante 10 anos todos os documentos contabilísticos e respectivos relatórios financeiros da actividade,  os referidos documentos podem ser arquivados com recurso a meios electrónicos.

Correspondência – 10 Anos

Relativamente à correspondência, existe também o dever de arquivo e aplica-se o mesmo artigo 40º do código comercial. 10 anos é o prazo que deve ser guardada toda a correspondência.

Dossier Fiscal – 10 Anos

Os empresários sujeitos ao código de IRC e IRS com contabilidade organizada, são obrigados a manter arquivado e em boa ordem, durante 10 anos, o processo de documentação fiscal relativo a cada ano de tributação. Ficarão de fora os isentos nos termos do artigo 9º. O processo fiscal deve estar centralizado no estabelecimento ou nas instalações do representante fiscal quando o empresário não tenha sede nem direcção efectiva em território nacional.

Documentos de IRC – 10 Anos

Segundo o número 4) do artigo 123º do código do imposto sobre as pessoas colectivas, os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 10 anos, sendo essa obrigação de conservação extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos.

Documentos de IVA – 10 Anos

Segundo o código do iva, os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos. Aritgo 52º CIVA.

Arquivo digital

É inevitável, a era do papel está a chegar ao fim. Vivemos agora num mundo digital com enúmeras vantagens para os negócios.

Com os documentos guardados de forma digital, o empresário tem a enorme vantagem de poder consultar qualquer documento do seu próprio negócio onde quiser, bastando para isso ter acesso à internet.

Na ContaOnline estamos preparados para construir o arquivo digital da sua empresa

Conclusão

Já sabe que a contabilidade é o espelho do seu negócio e de quem o gere, portanto esse reflexo (imagem) poderá ser visível durante (pelo menos) 10 anos. Quais as consequências disto ?

Trate bem da sua empresa e tenha um futuro descansado.