Arquivo digital de faturas

 

O mundo é digital, a contabilidade também!

Estamos na nova era dos neg√≥cios. A economia est√° cada vez mais digitalizada, os potenciais empreendedores de hoje, j√° nasceram com a tecnologia nas m√£os e este √© (seguramente) o momento certo para as empresas em Portugal se modernizarem. Chegou o futuro ao mundo empresarial …¬†

Arquivo digital de faturação, o que é?

O arquivo digital da fatura√ß√£o √© a ‚Äúarruma√ß√£o‚ÄĚ em ficheiros electr√≥nicos de toda a documenta√ß√£o contabil√≠stica das empresas e neg√≥cios.

Em Portugal, as empresas s√£o obrigadas a guardar os documentos das suas atividades durante pelo menos durante 10 anos. √Č de fato muito tempo. Existem neg√≥cios que produzem tanto papel que necessitam de adquirir armaz√©ns para guardar pastas (f√≠sicas) cheias de faturas. Hoje, isso est√° a chegar ao fim.

Quais os benefícios de fazer o arquivo digital da contabilidade?

  • Espa√ßo de armazenamento – como o papel se transforma em ficheiro electr√≥nico, o espa√ßo para guardar documenta√ß√£o deixa de ser f√≠sico, deixa de haver estantes, deixa de haver dossier. Existe um ganho efetivo em espa√ßo nas instala√ß√Ķes das empresas.¬†¬†
  • Redu√ß√£o de custos – as empresas n√£o precisam mais de comprar dossiers, de perder tempo a organizar o arquivo, de arrendar espa√ßos¬† para arquivo. Menos compras, menos gastos financeiros.
  • Consulta documental – os empres√°rios t√™m muitas vezes a necessidade de consultar faturas antigas do neg√≥cio. Como fazem normalmente? Telefonam ao contabilista a pedir que procure a fatura X do fornecedor Y na data Z, e o coitado do contabilista a perder tempo. Com o arquivo digital, basta realizar uma pesquisa pelo nome do fornecedor e tem acesso imediato ao documento que procura em qualquer parte do mundo.
  • Responsabilidade ambiental – com a mudan√ßa para arquivo digital, os empres√°rios est√£o a contribuir para um meio ambiente menos polu√≠do pela evidente diminui√ß√£o na produ√ß√£o de papel.

O arquivo digital, é legal?

Claro que sim! 

O n√ļmero 5 do artigo 23¬ļ do Decreto-Lei n¬ļ28/2019, refere que no arquivo electr√≥nico de documentos para efeitos fiscais, as reprodu√ß√Ķes integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletr√≥nico, t√™m o valor probat√≥rio dos documentos originais.

E ainda o Oficio Circulado 30213 de 2019 no seu artigo 40¬ļ, refere:

Desmaterialização de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes

O artigo 23.¬ļ do Decreto-Lei introduz a possibilidade de desmaterializa√ß√£o e arquivo em formato eletr√≥nico, das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos ou recebidos, que se apresentem em formato papel. Decorre da norma que esta faculdade √© tamb√©m aplic√°vel √†s faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que tenham sido emitidos e recebidos em data anterior √† sua entrada em vigor.¬†

Em conclus√£o

Num futuro muito próximo, as empresas que não se modernizarem vão simplesmente desaparecer. 

A digitaliza√ß√£o √© obrigat√≥ria (dizemos n√≥s ūü§Ē )! Basta ver como funciona o marketing hoje, ele √© mais digital que tradicional, isto porque, o comprador est√° no telem√≥vel e n√£o na rua.¬†

Caro leitor, se tem um negócio ou se está para entrar nessa aventura, digitalize a sua empresa. Começe já pela contabilidade.

Gostou? Deixe-nos a sua opini√£o

Pin It on Pinterest