O mundo é digital, a contabilidade também!

Estamos na nova era dos negócios. A economia está cada vez mais digitalizada, os potenciais empreendedores de hoje, já nasceram com a tecnologia nas mãos e este é (seguramente) o momento certo para as empresas em Portugal se modernizarem. Chegou o futuro ao mundo empresarial … 

Arquivo digital de faturação, o que é?

O arquivo digital da faturação é a “arrumação” em ficheiros electrónicos de toda a documentação contabilística das empresas e negócios.

Em Portugal, as empresas são obrigadas a guardar os documentos das suas atividades durante pelo menos durante 10 anos. É de fato muito tempo. Existem negócios que produzem tanto papel que necessitam de adquirir armazéns para guardar pastas (físicas) cheias de faturas. Hoje, isso está a chegar ao fim.

Quais os benefícios de fazer o arquivo digital da contabilidade?

• Espaço de armazenamento – como o papel se transforma em ficheiro electrónico, o espaço para guardar documentação deixa de ser físico, deixa de haver estantes, deixa de haver dossier. Existe um ganho efetivo em espaço nas instalações das empresas.  
• Redução de custos – as empresas não precisam mais de comprar dossiers, de perder tempo a organizar o arquivo, de arrendar espaços  para arquivo. Menos compras, menos gastos financeiros.
• Consulta documental – os empresários têm muitas vezes a necessidade de consultar faturas antigas do negócio. Como fazem normalmente? Telefonam ao contabilista a pedir que procure a fatura X do fornecedor Y na data Z, e o coitado do contabilista a perder tempo. Com o arquivo digital, basta realizar uma pesquisa pelo nome do fornecedor e tem acesso imediato ao documento que procura em qualquer parte do mundo.
• Responsabilidade ambiental – com a mudança para arquivo digital, os empresários estão a contribuir para um meio ambiente menos poluído pela evidente diminuição na produção de papel.

O arquivo digital, é legal?

Claro que sim! 

O número 5 do artigo 23º do Decreto-Lei nº28/2019, refere que no arquivo electrónico de documentos para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.

E ainda o Oficio Circulado 30213 de 2019 no seu artigo 40º, refere:

Desmaterialização de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes

O artigo 23.º do Decreto-Lei introduz a possibilidade de desmaterialização e arquivo em formato eletrónico, das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos ou recebidos, que se apresentem em formato papel. Decorre da norma que esta faculdade é também aplicável às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que tenham sido emitidos e recebidos em data anterior à sua entrada em vigor. 

Em conclusão

Num futuro muito próximo, as empresas que não se modernizarem vão simplesmente desaparecer. 

A digitalização é obrigatória (dizemos nós ? )! Basta ver como funciona o marketing hoje, ele é mais digital que tradicional, isto porque, o comprador está no telemóvel e não na rua. 

Caro leitor, se tem um negócio ou se está para entrar nessa aventura, digitalize a sua empresa. Começe já pela contabilidade.