Ter uma empresa não é nada fácil. Ser empresário, é muitas vezes uma dor!

Um empresário, antes de iniciar o seu negócio, não tem a mínima ideia do que o espera. Alguns, têm noção e organizam-se para que tudo dê certo, mas a maioria vai sofrer (em portugal, mais de 50% do nosso tecido empresarial, são micro empresário sem qualquer conhecimento de gestão e/ou administrativo).

Que setores da empresa será necessário criar rotinas?

Em qualquer empresa, independentemente da dimensão, exitem três grandes áreas produtoras de muitas tarefas e processos:

• Vendas: esta é a área que garante a sobrevivência do negócio. Sem clientes, não existem vendas e sem vendas, não há dinheiro. A secção das vendas é responsável pelas equipas comerciais e de marketing (pelo menos). Estas equipas, vão obrigatóriamente necessitar, de processos internos alinhados com os objetivos da empresa, e cada um destes processos, terá uma grande quantidade de tarefas rotineiras, para conseguir vendas.
• Compras: este é um departamento mais dinâmico em empresas de comercio, pela quantidade de compras que realizam, mas é transversal a todas as empresas. Aqui, terá que existir sempre um forte controlo. Os processos, tarefas e rotinas comerciais, deverão ser fortes e bem controladas.
• Pessoal: os recursos humanos, é provávelmente a área mais difícil de trabalhar numa empresa. A quantidade de legislação, regras e procedimentos, obriga a uma boa organização administrativa. Quase todos os micro empresários não têm essa organização no que toca ao pessoal. 

E na organização administrativa, existe tarefas e rotinas?

A parte administrativa das empresas, (continuamos a nos referir aos micro empresários por se tratar dos que melhor conhecemos) é uma autêntica desgraça. Sim, isso mesmo, uma grande desgraça. Tudo porque não entendem nada dos direitos e obrigações que têm nos seus negócios e empresas.

O que é uma empresa?

Pedemos definir empresa, como uma entidade jurídica que opera num determinado local (meio ambiente) em negócios, para satisfazer as necessidades e a procura do mercado oferecendo os seus produtos ou serviços. Ela, por ser uma pessoa jurídica, tem um conjunto de direitos e obrigações legalmente reconhecidos. Só com processos, tarefas e rotinas o cumprimento dos direitos e obrigações será efetivado.

O que são rotinas administrativas?

Se uma empresa é um conjunto de direitos e obrigações legalmente reconhecidos, é lógico, que para cumprir toda essa legislação, vai necessitar de ter bons processos organizacionais, cheios de tarefas e rotinas repetitivas. O empresário, nunca descança, nunca descança …. e mais uma vez, nunca descança.

Rotinas administrativas, são procedimentos e tarefas que fazem parte da organização diária de uma empresa. As rotinas administrativas, envolvem atividades relacionadas com administração, controlo, planeamento e organização do negócio. Nas micro empresas, as rotinas administrativas, são especialmente relevantes. Sendo os micro empresários, bastante frágeis em organização, as rotinas podem para eles contribuir e muito, para uma boa eficiência operacional, até mesmo, para um bom alcance dos objetivos empresariais.

As necessidades rotineiras variam em função das necessidades de cada empresa. Nas micro empresas, as principais necessidades são:

1. Gestão financeira: envolve atividades como controlo de receitas e despesas, emissão de faturas, gestão de caixa, pagamento a fornecedores, cobranças e acompanhamento de incomprimento de cleintes, etc.

2. Recursos humanos: compreende a administração de pessoal, incluindo a contratação, registo de funcionários na empresas e instituições do estado, controlo de ponto, processamento de salários, etc.

3. Compras: respeita ao processo de aquisição de materiais e serviços necessários para o funcionamento da empresa, no que toca a gestão e relacionamento com fornecedores.

4. Atendimento ao cliente: envolve a gestão do relacionamento com os clientes, incluindo o atendimento de solicitações, o registo de reclamações, a resolução de problemas, a manutenção de uma base de dados atualizada e a procura por melhorias no atendimento.

5. Administração de documentos: refere-se à organização e arquivamento de documentos importantes, como contratos, registos de contabilidade, documentos fiscais, comprovativos de pagamento, etc.

6. Planeamento e monitoramento: envolve a definição de metas e objetivos, o estabelecimento de planos de ação, a elaboração de cronogramas, o acompanhamento do desempenho, a análise de resultados e a tomada de decisões com base nessas informações.

Qual a importância de saber como criar processos na empresa?

Saber como criar processos na empresa é de extrema importância por várias razões:

1. Eficiência operacional: processos bem definidos e organizados permitem que as tarefas sejam executadas de forma mais eficiente. Isso significa que as atividades são realizadas de maneira padronizada, minimizando erros e desperdícios de tempo e recursos.

2. Consistência: processos claros e documentados garantem que as tarefas sejam realizadas da mesma maneira toda vez que forem executadas. Isso promove a consistência na qualidade dos produtos ou serviços entregues, fortalecendo a reputação da empresa.

3. Escalabilidade: à medida que a empresa cresce, é essencial ter processos bem estabelecidos para lidar com o aumento da procura. Processos escaláveis permitem que a empresa mantenha a produtividade e a eficiência mesmo diante de um maior volume de trabalho.

4. Treino e desenvolvimento: processos bem definidos facilitam o treino de novos funcionários. Com rotinas claras e documentadas, é mais fácil transmitir conhecimento e habilidades aos novos membros da equipa, acelerando sua integração e produtividade.

5. Tomada de decisão embasada: processos estabelecidos fornecem dados e informações importantes para a tomada de decisões. Ao monitorar e medir os resultados dos processos, a empresa obtém insights valiosos que podem ser usados para aprimorar as operações e definir estratégias futuras.

6. Redução de dependência individual: ao criar processos, a empresa reduz sua dependência em funcionários específicos. Os processos estabelecidos garantem que as tarefas possam ser realizadas mesmo na ausência de determinados colaboradores, mitigando riscos e mantendo a continuidade dos negócios.

7. Melhoria contínua: a criação de processos permite que a empresa identifique oportunidades de melhoria e otimização. Ao documentar e analisar os processos existentes, é possível identificar gargalos, ineficiências e pontos de falha, implementando melhorias progressivas ao longo do tempo.

8. Facilitação da delegação: processos bem definidos permitem a delegação de tarefas de forma mais eficaz. Ao estabelecer responsabilidades e fluxos de trabalho claros, os gestores podem distribuir as tarefas entre a equipa, libertando tempo para se concentrarem em atividades estratégicas e produtivas.

Como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa em 5 passos?

Estabelecer as rotinas e os processos da tua empresa pode ser um processo gradual e contínuo. Aqui estão cinco passos para te ajudar nessa empreitada:

1. Identifica as áreas-chave do teu negócio: analisa os diferentes setores da tua empresa e identifica as áreas críticas que precisam de rotinas e processos claros. Pode ser vendas, atendimento ao cliente, produção, logística, finanças, recursos humanos, entre outros.

2. Mapeia os processos existentes: documenta os processos atuais em cada área identificada. Identifica as etapas envolvidas, as pessoas responsáveis por cada etapa e as interações entre os departamentos. Isto vai ajudar-te a compreender como as coisas estão sendo feitas atualmente e a identificar possíveis melhorias.

3. Define as melhores práticas: pesquisa e identifica as melhores práticas do setor (empresas na tua área de negócio) em relação aos processos que tu desejas estabelecer. Considera o benchmarking, analisando outras empresas de sucesso na mesma área. Isso ajudará a teres referências sobre o que funciona bem e a adaptar essas práticas à realidade da tua empresa.

4. Documenta os processos: cria documentos claros e detalhados que descrevam os processos, incluindo as etapas, as responsabilidades, as políticas, as ferramentas utilizadas e as métricas de acompanhamento. Utiliza fluxogramas, manuais de procedimentos, instruções de trabalho ou qualquer formato que facilite a compreensão e a execução das tarefas.

5. Comunica e treina a equipa: compartilha os novos processos com a equipa e fornece treinos para garantir que todos entendam como executar suas tarefas de acordo com os processos estabelecidos. Certifica-te de que haja um canal de comunicação aberto para que todos na empresa possam fazer perguntas, fornecer feedback e sugerir melhorias.

E as rotinas da contabilidade? Como vão ser?

Os processos e rotinas são as tarefas e a maneira de como realizá-las numa empresa. O mapeamento das rotinas de trabalho é recomendada para todo tipo de cargo de uma empresa, porque com organização, chega-se mais consciente ao destino. E na contabilidade?

Na contabilidade, as rotinas poderão ser fáceis, vai depender do grau de lucidez do empresário.

Na ContaOnline, e como somos totalmente digitais, podemos ajudar-te a poupar até 80% do precioso tempo, que gatarias num gabinete de contabilidade tradicional. Basta quereres!!

Pensa um pouco. Quanto custa a tua própria hora de trabalho? Será que tens o mesmo valor hora, que um aprendiz que ganha o salário mínimo?

Se a tua hora de trabalho é demasiado valiosa, todo o tempo que perderes em tarefas não produtivas, representa para ti, prejuizo. Então perde o menor tempo possível com a contabilidade.

Cria rotinas já!

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