Como sabe, sem contabilidade praticamente nenhum negócio tem sucesso e sobreviverá por muito tempo.

Sabe qual a verdadeira utilidade da contabilidade? Veja este nosso artigo: o que é a contabilidade?

Para organizar uma contabilidade, é necessário, praticamente toda a documentação que o negócio produz. Podemos dizer que é a matéria prima do contabilista. 

Como chega essa documentação aos profissionais de contabilidade?

Grandes negócios

Nas grandes empresas, o contabilista trabalha dentro da própria organização, faz parte do quadro de pessoal e assim tem acesso direto aos documentos. Neste caso o processo  de organização da contabilidade é tranquilo.

Micro e pequenas empresas

Nos pequenos negócios a tarefa de reunir e entregar documentação ao contabilista torna-se muitas vezes um verdadeiro sacrifício para muitos empresários, sabe porquê?

Eles não têm uma organização eficiente e quando chega a hora de ir ao gabinete entregar documentos, vão remexer todas as gavetas do escritório, as gavetas do aparador de entrada da sua casa de habitação, a gaveta do tablier do carro, etc …, depois, vai tudo para dentro do saco de plástico de um qualquer supermercado e lá vão eles ao contabilista entregar.

Nem todos são assim, existem aqueles que se esforçam, e levam tudo numa pastinha. Quando entregam dizem: … está tudo aqui organizado, o Sr. Contabilista praticamente não precisa fazer nada ( … ) 🤔

Poucos dias depois, recebem um telefonema do contabilista a pedir cerca de 20 documentos (daquele mês) que estão em falta. Sabe quais são (normalmente) esses documentos: 

• faturas de combustíveis
• faturas de supermercados ou lojas de bricolage
• faturas de bancos e seguro
• etc ….

A falta de organização destes pequenos empresários, leva a uma perda de tempo e constrangimentos para as duas partes que os eles normalmente não entendem.

Então, quais são os principais documentos de uma empresa?

Qualquer empresa tem quatro blocos na sua organização que produzem documentação e quase toda é necessária para a contabilidade, são eles:

• Ganhos / Rendimentos – faturas e outros documentos relacionadas com as vendas e/ou proveitos da empresa
• Gastos / Custos – documentação de todos os gastos operacionais do negócio
• Pessoal / Recursos Humanos – recibos de vencimento e mapas diversos dos recursos humanos
• Financeiro  – faturas de gastos bancários e movimentos de dinheiro

Para reflexão

Como um pequeno empresário organiza estes blocos do negócio para não faltar documentos na contabilidade?

E agora, vamos enviar os documentos para a contabilidade!

Durante muitos anos a entrega de documentos era feita nos gabinetes de contabilidade. Agora, felizmente, os empresários podem optar por soluções que lhes poupa muito tempo e diminui o risco de perda de documento. 

Nós na ContaOnline, recebemos a documentação toda de forma digital. Os nossos clientes (que gostamos chamar de parceiros) connosco, também vêm o seu volume de documentação contabilística ser reduzido, porque utilizam o nosso software de gestão para praticamente todas as tarefas dos seus negócios. Connosco é mais fácil e simples. 

E o arquivo de documentos, como funciona?

Como sabe existem prazo para guardar os documentos de contabilidade. Nós, na ContaOnline, como não recebemos documentos em papel, esse arquivo é todo digital com acesso 100% online.

Benefícios do arquivo digital

O grande benefício deste tipo de arquivo, é a rapidez de busca quando procuramos um documento antigo.

Por vezes nos negócios, existe a necessidade de consultar faturas antigas de fornecedores para análises ou comparação de preços. Aqui na ContaOnline, essa tarefa tambem é facilitada.

Basta escrever no filtro de busca o nome do fornecedor, o sistema devolve todas as faturas dessa entidade. Selecionando a fatura pretendida, ela aparece visível num quadro ao lado (conforme imagem exemplificativa).

Conclusão

A documentação só será uma “dor” para os empresários se eles quiserem.

Hoje, podemos agilizar todo o processo de organização, entrega e até arquivo de faturas que tornam os negócios muito mais simples e até amigos do ambiente.

A entrega das faturas em sacos de plástico está em risco, até porque o plástico um dia vai desaparecer. Ir ao gabinete com a pastinha cheio de papéis, também estará próximo do fim.

Olhe AGORA para o seu negócio.

Digitalize-o JÁ e deixe de utilizar tantos papéis e papelinhos no seu dia a dia. Como costuma trabalhar?