As empresas de mediação imobiliária estabelecidas em Portugal são obrigadas a manter e arquivar, os registos e documentos contabilisticos de suporte à actividade e às operações fiscalmente relevantes. 

Sabe por quanto tempo deve guardar os documentos da sua imobiliária?

Durante a actividade das empresa é produzida uma quantidade de documentação que deverá obrigatoriamente ser guardada. Aqui, vamos simplesmente focar-nos na documentação contabilística e fiscalmente relevante.

Como sabe a contabilidade é o espelho da sua empresa, do seu negócio, é o reflexo daquilo que faz ou fez com ela. A contabilidade mostra todos os maus e bons comportamentos de gestão que pratica ou praticou.  Assim, nada melhor que guardar os documentos, pois eles, apesar de não falarem, dizem muita coisa. Sabendo disso, o fisco e outras entidades fiscalizadoras, têm uma excelente ferramenta para memória futura.

Vamos então falar dos prazos para guardar os documentos.

Cópia dos Contratos de Mediação Imobiliária – 5 Anos

Conforme o disposto no artigo 20º da Lei 15/2013, as empresas de mediação imobiliária estabelecidas em território nacional são obrigadas a conservar em arquivo cópia de todos os contratos de mediação celebrados no exercício da atividade, pelo período mínimo de cinco anos a contar da respetiva assinatura.

Documentos Contabilísticos – 10 Anos

Conforme o disposto no artigo 40º do código comercial, todo o comerciante é obrigado a arquivar e conservar durante 10 anos todos os documentos contabilísticos e respectivos relatórios financeiros da actividade,  os referidos documentos podem ser arquivados com recurso a meios electrónicos.

Correspondência – 10 Anos

Relativamente à correspondência, existe também o dever de arquivo e aplica-se o mesmo artigo 40º do código comercial. 10 anos é o prazo que deve ser guardada toda a correspondência.

Dossier Fiscal – 10 Anos

As empresas sujeitas ao código de IRC e IRS com contabilidade organizada, são obrigados a manter arquivado e em boa ordem, durante 10 anos, o processo de documentação fiscal relativo a cada ano de tributação. Ficarão de fora os isentos nos termos do artigo 9º. O processo fiscal deve estar centralizado no estabelecimento ou nas instalações do representante fiscal quando o empresário não tenha sede nem direcção efectiva em território nacional.

Documentos de IRC – 10 Anos

Segundo o número 4) do artigo 123º do código do imposto sobre as pessoas colectivas, os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 10 anos, sendo essa obrigação de conservação extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos.

Documentos de IVA – 10 Anos

Segundo o código do iva, os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos. Aritgo 52º CIVA.

Conclusão

Já sabe que a contabilidade é o espelho do seu negócio e de quem o gere, portanto esse reflexo (imagem) poderá ser visível durante 10 anos. Quais as consequências disto ?

Trate bem da sua empresa e tenha um futuro descansado.