Novas regras para faturação e arquivo de documentos contabilísticos

Objectivos DL 28/2019

O Decreto Lei 28/2019 altera as regras sobre o processamento de faturas, promove a emissão de faturas sem papel e a utilização de sistemas de arquivo electrónico da documentação fiscalmente relevante, relativa a:

  • IVA (imposto sobre valor acrescentado)
  • IRC (imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas)
  • IRS (imposto sobre o rendimento das pessoas singulares)

O que muda ?

A faturação deixa de ser impressa em papel (desde que o consumidor aceite), será realizada, enviada e disponibilizada no portal das finanças, por meios electrónicos.

Os elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente electrónicos. Os documentos processados em papel podem passar a ser digitalizados e arquivados eletronicamente.

Estes sistemas podem ser mantidos em Portugal ou em qualquer Estado membro da União Europeia desde que o acesso fique garantido através de terminais situados em Portugal, podendo ainda, mediante autorização da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), estar localizados fora do território da União Europeia.

Os contribuintes abrangidos pelo regime simplificado (IRS ou IRC), ficam dispensados da comunicação de inventários.

Existirá um maior número de empresas obrigadas a emitir faturas exclusivamente por meios informáticos, com recurso a softwares de faturação certificados (está previsto a disponibilização por parte da AT de uma aplicação de faturação de utilização gratuita).

A partir de 2020, as faturas passam a incluir um código único de documento e código de barras bidimensional (Código QR), para reforçar o controlo e o combate à fraude e evasão fiscais, mas que permitirá também que os contribuintes comuniquem faturas de despesas, para efeitos de dedução no IRS, mesmo que estas não contenham o seu número de identificação fiscal.

Em resumo o DL 28/2019 vai permitir:

  • uma maior utilização de programas informáticos de faturação;
  • um arquivo digital de documentos da contabilidade;
  • uma diminuição de despesas;
  • uma maior utilização de meios informáticos.

Quais os meios de emissão das faturas disponíveis aos contribuintes:

  • Programas informáticos de faturação (incluindo aplicações de faturação disponibilizadas pela AT);
  • Meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas;
  • Documentos pré-impressos em tipografias autorizadas.

Estes programas informáticos devem ser certificados previamente pela AT e são de utilização obrigatória pelos contribuintes, desde que o seu volume de negócio seja superior a € 75 000, em 2019, e a € 50 000, a partir de 2020.

Quais as novas exigências nos documentos processados por meios eletrónicos que são apresentados ao consumidor para conferir bens ou serviços vendidos (por exemplo apresentação de uma (pré) fatura ou de uma consulta de mesa num aparelho eletrónico):

  • Número sequencial do documento;
  • Data e hora de emissão;
  • Nome da empresa e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador de serviços.

Qual o prazo para manter os livros, registos e documentos de suporte:

Os contribuintes ficam sujeitos a guardar e manter os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, desde que fique garantida toda a informação neles contida em formato digital. Se os contribuintes exercerem direitos com um prazo superior, devem manter estes elementos até ao termo do prazo de caducidade para a liquidação dos impostos correspondentes.

No que respeita à emissão dos documentos de transporte e à sua validade:

Os documentos de transporte são emitidos eletronicamente ou em papel utilizando documentos pré-impressos em tipografias autorizadas, sendo comunicados à AT antes do início do transporte por transmissão eletrónica de dados, ou, no caso dos impressos em papel, mediante comunicação por telefone sendo posteriormente inseridos no portal das Finanças, até ao 5.º dia útil seguinte ao do transporte.

Os documentos podem ser emitidos através:

  • do programa informático que tenha certificação da AT;
  • do portal das Finanças;
  • de papel, utilizando-se documentos pré-impressos devidamente autorizados.

Os documentos devem ser guardados até ao final do 4.º ano seguinte ao da sua emissão, sendo os documentos de transporte destinados ao remetente e ao destinatário, bem como os destinados à inspeção tributária que não tenham sido recolhidos.

Vantagens do DL 28/2019?

Pretende-se:

  • definir as regras de implementação da fatura sem papel;
  • simplificar as relações entre a AT e os contribuintes e destes com os seus fornecedores;
  • facilitar a desmaterialização de documentos e a utilização de sistemas de arquivo eletrónico dos elementos da contabilidade das empresas;
  • promover a transparência e combater a fraude fiscal.

Entrada em vigor?

O Decreto Lei 28/2019 entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação, sendo que algumas das regras só produzem efeitos a 1 de janeiro de 2020.

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